バーチャルオフィスの利用を検討されている方の中に、「バーチャルオフィスは電話対応できるのか？」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。
結論から言えば、バーチャルオフィスは電話対応が可能です。バーチャルオフィスによっては、電話転送や電話代行などのオプションサービスを提供しています。
本記事では、バーチャルオフィスの電話対応について、サービスの内容や選び方などを解説します。バーチャルオフィスの電話対応を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。
バーチャルオフィスは電話対応サービスについて
電話対応サービスとは
バーチャルオフィスの電話対応サービスとは、バーチャルオフィスの利用者が、バーチャルオフィスの受付担当に電話対応を依頼するサービスです。
電話対応サービスには、大きく分けて「電話転送」と「電話代行」の2種類があります。
電話転送
電話転送は、バーチャルオフィスの受付担当が、電話を利用者の携帯電話やスマートフォンに転送するサービスです。
利用者が外出中や電話に出られない場合でも、バーチャルオフィスの受付担当が電話を代わりに受け、利用者に転送してくれるので、顧客や取引先との連絡を確実に取ることができます。
電話代行
電話代行は、バーチャルオフィスの受付担当が、電話の内容をメモして利用者に報告するサービスです。
利用者が電話に出られない場合でも、バーチャルオフィスの受付担当が電話を代わりに受け、電話の内容をメモして利用者に報告してくれるので、顧客や取引先からの重要な連絡を見逃す心配がありません。
電話代行では、電話の要件や内容を詳細にメモしてくれるので、利用者は後からゆっくりと確認することができます。また、電話の内容を元に、利用者に代わって返信メールやFAXを送ることもできます。
電話対応サービスには、以下のようなメリットがあります。
- 外出中でも電話対応ができる
- 営業電話や迷惑電話を代行で受けることができる
- 電話対応にかかる時間を削減できる
電話対応は、ビジネスにおいて重要な役割を果たします。しかし、電話対応に時間を割いていると、本業に集中することができません。
電話対応サービスを利用すれば、電話対応にかかる時間を削減できるので、本業に集中して仕事に取り組むことができます。
また、電話対応サービスを利用することで、営業電話や迷惑電話を代行で受けることができるので、ストレスを軽減することができます。
電話対応サービスは、起業やテレワークを始めたばかりの方や、電話対応に時間を割けない方におすすめです。
電話対応サービス利用時の流れ
サービスを提供するバーチャルオフィスと契約を結びます。契約時には、ビジネスのニーズや要件に合わせて、電話対応の範囲や内容を明確にします。
次に、専用の電話番号が提供されます。この番号は、ビジネスカードやウェブサイトなどの公式な場所に掲載することができます。顧客や取引先からの電話は、この番号にかかってきます。
電話がかかってくると、バーチャルオフィスの専門のオペレーターが応対します。オペレーターは、事前に指示された通りの対応を行います。例えば、メッセージを取る、特定の担当者に転送する、緊急の場合の対応方法などを決めておくことができます。
また、電話対応サービスには、電話転送や逆転送サービスも含まれることが多いです。これにより、外出中や他の業務に忙しい場合でも、重要な電話を逃すことなく、スムーズに業務を進めることができます。
営業時間外にかかって来たらどうなる?
営業時間外にかかってきた電話は、留守番電話に切り替わったり、折り返し電話をお願いしたりすることになります。
営業時間外にかかってきた電話の対応方法は、バーチャルオフィスによって異なるので、契約する際には、確認しておきましょう。
バーチャルオフィスを解約したら電話番号はどうなる?
バーチャルオフィスを解約すると、そのオフィスが提供していた電話番号は原則として使用できなくなります。
これは、電話番号がバーチャルオフィスのサービスの一部として提供されているため、サービスを終了するとその権利も終了するからです。
しかし、一部のバーチャルオフィスでは、電話番号を移管するサービスを提供している場合があります。これにより、解約後も同じ電話番号を使用し続けることが可能となります。ただし、移管には手数料が発生することが多いため、事前に確認が必要です。
電話対応サービスを利用しない場合は
バーチャルオフィスの電話対応サービスを利用しない場合は、クラウドPBXなどの電話サービスを利用することで、電話対応の効率化を図ることができます。
クラウドPBXとは、電話機とインターネットを組み合わせて、電話機能を提供するサービスです。
クラウドPBXを利用することで、以下のようなメリットがあります。
- 固定電話機やPBXを設置する必要がない
- 外出先からでも電話番号で発着信できる
- 通話録音や着信転送などの機能が利用できる
クラウドPBXには、電話代行機能も搭載されている場合があります。電話代行機能を利用することで、電話に出られない場合でも、プロの受付担当が代わりに電話に対応してくれます。
また、さまざまなオプションサービスが用意されています。オプションサービスには、電話転送や音声ガイダンス、IVRなどがあります。
電話対応ありおすすめバーチャルオフィス
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ユナイテッドオフィス
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NAWABARI
東京に店舗を持つバーチャルオフィスです。
住所貸しと電話代行がセットになったプランが月額10,780円（税込）です。電話代行は月50コールまで無料で、それ以上は1コール220円の追加料金がかかります。ネットショップ運営者向けのサービスもあります。電話代行サービスでは、専任のオペレーターがあなたの代わりに電話に出て、相手の名前や用件、連絡先などをヒアリングしてメールやLINEでお知らせします。あなたはメールやLINEを確認して必要に応じて折り返し電話をすることができます。
