バーチャルオフィスは、ビジネスに必要な会社の住所や電話番号をレンタルできるサービスです。
バーチャルオフィスで打ち合わせを行うことは可能なのか、疑問に思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで、今回はバーチャルオフィスで打ち合わせを行う場合の対処法やおすすめサービスを解説します。
バーチャルオフィスで打ち合わせはできるか?
多くの人々が疑問に思うのは、バーチャルオフィスでの打ち合わせは実際に可能なのかという点です。
一部のバーチャルオフィスは、会議室や共有スペースを提供しており、これを利用することで打ち合わせやミーティングを行うことができます。
会議室を完備しているところも多く、貸し会議室を利用する感覚で、会議を行うことができます。
バーチャルオフィスで打ち合わせする場合
対面で打ち合わせが必要なケース
ビジネスの進行に伴い、対面での打ち合わせが必要なケースも出てきます。以下は、対面での打ち合わせが必要となる主なケースです。
- 重要な取引先との初回ミーティング: オンラインでのコミュニケーションは便利ですが、特に初回のミーティングや大きな取引を前提とした場合、対面での信頼関係の構築が求められることがあります。
- 法人口座の作成: 口座を作成する場合、担当者が実態を確認するため、来訪することがあります。
- 融資を受ける:金融機関から融資を受ける場合、担当者が来訪します。
- 契約書や書類の署名: 電子署名の普及により、オンラインでの契約も増えてきましたが、一部の重要な契約においては、対面での確認と署名が必要となることがあります。
バーチャルオフィスでも会議室利用できる
会議室を完備しているバーチャルオフィスとそうでないバーチャルオフィスがあります。
会議室を完備しているバーチャルオフィスは、レンタルオフィスも同じ住所で運営している会社が多く、ユーザーはオプションとして、会議室を利用できます。
月額が1,000円以下の安いものには、会議室が付いていないことが多く、オプションが充実しているものほど、月額が高いです。
会議室を利用する流れ
会議室を利用する流れは以下の通りです：
- 予約: まず、利用したい日時を選んで会議室を予約します。多くのバーチャルオフィスサービス提供者は、オンラインでの予約システムを持っているため、簡単に予約をすることができます。
- 利用料金の支払い: 会議室の利用には料金が発生する場合があります。予約時に料金を支払うか、後日請求される場合があります。
- 会議室の利用: 予約した日時に会議室を利用します。会議室には、プロジェクターやホワイトボード、Wi-Fiなどの設備が整っていることが多いです。
- 利用後の確認: 会議室を利用した後は、設備に問題がないか確認し、必要に応じて清掃を行います。
会議室利用可のおすすめバーチャルオフィス
会議室利用可のおすすめバーチャルオフィスとして、以下の3つを紹介します。
レゾナンス
格安で登記可のバーチャルオフィスです。全店舗内に貸し会議室を併設しており、会員専用サイトから手軽に予約ができます。無料Wi-Fiやホワイトボード、ウォーターサーバーなど、会議に必要な設備も充実しています。東京や横浜など都心の一等地にあるため、アクセスも良好です。1
月額料金は990円～、会議室利用料は1,100円/1時間です。
公式サイト：https://virtualoffice-resonance.jp/
サーブコープ
日本のみならず世界各国に展開するバーチャルオフィスです。自社オフィス内に貸し会議室を完備しており、最新の設備を揃えたハイグレードな貸し会議室を提供しています。貸し住所パッケージ（バーチャルオフィス）の場合は5,000円の手数料が必要になりますが、即時予約が可能などのメリットも多いです。
月額料金は7,200円～、会議室利用料は3,750円～/1時間です。
公式サイト：https://www.servcorp.co.jp/ja/
ナレッジソサエティ
東京都千代田区のバーチャルオフィスです。打ち合わせや会議に使える会議室、ミーティングシート、セミナールームなどが充実しています。動画撮影に使えるスタジオもあり、用途に合わせた会議室を利用できます。3
月額料金は4,950円、会議室利用料は2席1,650円～/1時間です。
公式サイト：https://www.k-society.com/virtual_office/
