近年では、バーチャルオフィスの利用が注目されています。バーチャルオフィスとは、実際に入居せずに住所や電話番号などをレンタルできるサービスです。
では、バーチャルオフィスを事務所として利用すれば、行政書士を開業できるのでしょうか。
本記事では、バーチャルオフィスを事務所として利用する条件やメリット、行政書士会の規定について解説します。
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは、実際に入居せずに住所をレンタルできるサービスです。
住所や電話番号のほか、郵便物の転送や秘書代行などのオプションサービスを提供するバーチャルオフィスもあります。
バーチャルオフィスの利用者は、自宅やカフェなど、好きな場所で仕事をすることができます。また、初期費用や月額費用が安く、コストを抑えてオフィスを構えることができます。
レンタルオフィスとの違い
バーチャルオフィスとレンタルオフィスの大きな違いは、物理的なスペースの有無です。バーチャルオフィスには物理的なスペースがなく、住所や電話番号のみを利用します。一方、レンタルオフィスには物理的なスペースがあり、デスクや椅子、インターネットなどの設備が整っています。
そのため、バーチャルオフィスは、自宅やカフェなど、好きな場所で仕事をしたい人に適しています。一方、レンタルオフィスは、実際に仕事をするためのスペースが必要な人に適しています。
具体的な違いは、以下のとおりです。
| 項目 | バーチャルオフィス | レンタルオフィス |
|---|---|---|
| 物理的なスペース | なし | あり |
| 利用料金 | 安い | 高い |
| 初期費用 | 安い | 高い |
| オプションサービス | 郵便物の転送、秘書代行など | なし |
| 利用目的 | 自宅やカフェなど、好きな場所で仕事をしたい人 | 実際に仕事をするためのスペースが必要な人 |
行政書士が開業時に事務所登録できる条件
行政書士が開業時に事務所を登録する条件は、以下の3つです。
- 事務所の使用権原が適正であること
- 守秘義務が守れる環境であること
- 事務所の設備が整っていること
①事務所の使用権原が適正であること
事務所の使用権原が適正であることとは、事務所の使用権限が行政書士本人に明確に認められていることを意味します。具体的には、事務所の賃貸契約書や所有権証明書などの書類で、行政書士本人が事務所を自由に使用できることを証明する必要があります。
②守秘義務が守れる環境であること
守秘義務が守れる環境であることとは、行政書士が取り扱う顧客情報や秘密情報が漏洩するリスクが少ない環境であることです。
具体的には、事務所が施錠できる個室であることや、事務所内に不特定多数の人が出入りできない環境であることなどが求められます。
③事務所の設備が整っていること
事務所の設備が整っていることとは、行政書士業務に必要な設備が備わっていることです。具体的には、机や椅子などの基本的な事務用品や、パソコンやインターネット回線などの通信設備などが求められます。
なお、行政書士が事務所として登録できる場所は、自宅や賃貸オフィス、レンタルオフィス、コワーキングスペースなど、さまざまな場所が考えられます。ただし、バーチャルオフィスは、事務所として登録することができません。
行政書士が事務所を登録する際には、これらの条件を満たしていることを確認する必要があります。また、事務所の所在地や設備などについては、顧客や取引先の利便性やニーズも考慮して決めることが大切です。
行政書士はバーチャルオフィスの住所を利用できるか？
バーチャルオフィスでは、事務所の設備が整っていること
という条件を満たしません。
しかし、バーチャルオフィスの住所を許認可申請の住所として利用することは可能です。
許認可申請の際には、事務所の所在地を記載する必要がありますが、事務所として登録されていなくても、許認可の取得に影響はありません。
バーチャルオフィスの住所を使用する方法
行政書士が、許認可申請にバーチャルオフィスの住所を使用して、自宅を事務所の物理的スペースとして活用する方法は、以下のとおりです。
- バーチャルオフィスをレンタルする
まず、許認可申請に使用するバーチャルオフィスをレンタルします。バーチャルオフィスは、実際に入居せずに住所や電話番号などをレンタルできるサービスです。行政書士事務所として利用できるバーチャルオフィスは、全国各地に数多くあります。
- 自宅を事務所として利用する
バーチャルオフィスをレンタルしたら、自宅を事務所として利用します。自宅を事務所として利用する場合は、所有者から行政書士事務所として利用するための使用承諾をもらう必要があります。
- 許認可申請を行う
許認可申請を行う際には、バーチャルオフィスの住所を事務所の住所として記載します。また、自宅が事務所であることを証明するために、使用承諾書や自宅の住所が確認できる書類を添付します。
この方法であれば、バーチャルオフィスの住所を許認可申請に使用して、自宅を事務所の物理的スペースとして活用することができます。
行政書士がバーチャルオフィスの住所を使うメリット
行政書士が、バーチャルオフィスの住所を使うメリットは、以下のとおりです。
プライバシーを守ることができる
行政書士は、顧客の個人情報や機密情報を扱う機会が多い職業です。そのため、自宅住所を公開してしまうと、個人情報が漏洩するリスクが高まります。バーチャルオフィスの住所を利用すれば、自宅住所を公開する必要がないため、プライバシーを守ることができます。
コストを抑えることができる
賃貸オフィスやレンタルオフィスを借りるよりも、バーチャルオフィスの利用料金は安い傾向にあります。そのため、初期費用や月額費用を抑えることができます。
時間や場所にとらわれずに仕事ができる
バーチャルオフィスには物理的なスペースがないため、自宅やカフェなど、好きな場所で仕事をすることができます。そのため、時間や場所にとらわれずに仕事ができるようになります。
社会的信用を獲得しやすい
バーチャルオフィスの住所は、都心の一等地にあることも多く、社会的信用を獲得しやすい傾向にあります。
