バーチャルオフィスに郵便物が届く場合はどうする? 転送ありのサービスを紹介

2023年9月8日

バーチャルオフィスは、自宅やカフェなど、自宅以外の場所を事務所として利用できるサービスです。そのため、郵便物などの受け取り方法が気になる方も多いのではないでしょうか。

そこで、この記事では、バーチャルオフィスに郵便物が届いた場合の基本的な流れや、バーチャルオフィスの郵便物転送サービスの選び方、注意点などについて解説します。バーチャルオフィスの利用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

バーチャルオフィスに届く郵送物はどうなる？

一部のバーチャルオフィスは、郵便物を受け取った際に利用者に通知を行い、指定の場所での受け取りや転送サービスを提供しています。

最近では、バーチャルオフィスでの郵便物のスキャンやデジタル化のサービスも増えてきており、パソコンやスマホ上でリアルタイムに郵便物を確認することができます。

バーチャルオフィスの郵便物の取り扱い

郵便物の転送頻度は？

バーチャルオフィスの郵便物転送サービスの転送頻度は、バーチャルオフィスによって異なります。一般的には、以下の3つのパターンがあります。

毎日転送
週1回転送
月1回転送

毎日転送は、郵便物が届いたらすぐに受け取りたい方におすすめです。週1回転送は、郵便物が届いてもすぐに受け取らなくてもよい方におすすめです。月1回転送は、郵便物が少ない方におすすめです。

転送頻度を選ぶ際には、以下のポイントを参考にしましょう。

郵便物の量
郵便物の重要度
郵便物の受け取りまでの時間

郵便物の量が多い場合は、毎日転送でないと、郵便物が溜まってしまいます。また、郵便物が重要な場合は、毎日転送でないと、郵便物が遅れて届く可能性があります。郵便物の受け取りまでの時間が短い場合は、毎日転送か週1回転送にしましょう。

到着した郵便物を受け取るまでの流れ

バーチャルオフィスに届いた郵便物を受け取るまでの流れは、バーチャルオフィスによって異なりますが、一般的には以下のとおりです。

バーチャルオフィスに郵便物が届く
バーチャルオフィスのスタッフが郵便物を受け取る
バーチャルオフィスのシステムで郵便物の内容を確認する
お客様の希望に合わせて、郵便物をお客様に転送する

1. バーチャルオフィスに郵便物が届く

バーチャルオフィスに郵便物が届くと、バーチャルオフィスのスタッフが受け取ります。郵便物は、郵便ポストに投函されたり、直接スタッフが受け取ったりします。

2. バーチャルオフィスのスタッフが郵便物を受け取る

バーチャルオフィスのスタッフが郵便物を受け取ったら、郵便物の内容を確認します。郵便物の宛先や内容を確認し、お客様の希望に合わせて、転送するかどうかを判断します。

3. バーチャルオフィスのシステムで郵便物の内容を確認する

バーチャルオフィスによっては、郵便物の内容をバーチャルオフィスのシステムで確認するところもあります。システムで郵便物の内容を確認することで、郵便物の重要度や転送の必要性を判断しやすくなります。

4. お客様の希望に合わせて、郵便物をお客様に転送する

郵便物の内容を確認して、転送する必要があると判断された場合、お客様の希望に合わせて、郵便物をお客様に転送します。郵便物の転送方法は、バーチャルオフィスによって異なります。

一般的には、郵便や宅配便で転送されます。また、メール便で転送される場合や、お客様が受け取りに来る場合もあります。

簡易書留は受け取ってもらえる？

バーチャルオフィスにおける簡易書留の取り扱いは、多くのサービスで受け取りが可能です。簡易書留は、郵便物の中でも重要な内容を含むことが多いため、その取り扱いには特別な注意が払われます。

具体的には、簡易書留がバーチャルオフィスに到着した際、利用者には到着通知が送られます。この通知は、メールや専用のアプリケーションを通じて行われることが一般的です。また、一部のバーチャルオフィスでは、簡易書留の内容をスキャンしてデジタルデータとして提供するサービスも提供されています。

さらに、簡易書留の転送サービスも利用することができます。利用者が指定する住所や場所へ簡易書留を転送してもらうことができるのです。ただし、転送サービスを利用する際には、サービスによっては追加の料金が発生する場合があります。

また、バーチャルオフィスの中には、簡易書留の受け取りを拒否する場所も存在する可能性があります。そのため、簡易書留を頻繁に受け取る予定の利用者は、契約前に各バーチャルオフィスの取り扱いルールを確認することが重要です。

受け取れない荷物の例

バーチャルオフィスの郵便物転送サービスでは、以下の荷物は受け取ることができません。

現金書留
小為替
有価証券
本人限定受取
代金引換
大型荷物
危険物
その他、バーチャルオフィスの規約で定められている荷物

現金書留や小為替、有価証券は、本人確認が必要なため、バーチャルオフィスでは受け取ることができません。また、本人限定受取は、本人に直接手渡しで配達する郵便物です。そのため、バーチャルオフィスでは受け取ることができません。

代金引換は、配達員に代金を支払って荷物を受け取る郵便物です。バーチャルオフィスでは、代金を支払うことができないため、受け取ることができません。

大型荷物は、バーチャルオフィスのスペースや設備に収納できないため、受け取ることができません。また、危険物は、安全上の理由により、受け取ることができません。

バーチャルオフィスの郵便物転送サービスを利用する際には、受け取れない荷物の種類を確認しておきましょう。受け取れない荷物が届いた場合、お客様が郵便局で受け取るか、差出人に返却されることになります。

受け取ってもらった郵便物は直接取りにいってもいい？

多くのバーチャルオフィスは、受け取った郵便物を一時的に保管し、クライアントが直接取りに来ることを許可しています。しかし、その際の取り扱いや保管期間は、提供するバーチャルオフィスのサービスや規定によって異なる場合があります。

バーチャルオフィスを利用する際には、事前にサービス提供者との間で、郵便物の受け取りや直接の取りに行く際のルールや条件を確認し、合意することが重要です。

各バーチャルオフィスを「郵便転送サービス」で比較！

郵便転送サービスがあるおすすめのバーチャルオフィスを3つご紹介します。

1. GMOオフィスサポート

GMOオフィスサポートは、全国に100拠点以上のバーチャルオフィスを展開する大手企業です。郵便転送サービスは月額1,650円で、1通あたり150gまで無料で転送可能です。また、転送頻度は毎日、週1回、月1回から選ぶことができます。

GMOオフィスサポートの郵便転送サービスは、以下の特徴があります。

転送頻度が毎日、週1回、月1回から選べる
転送料金は1通あたり150gまで無料
転送後の郵便物の到着日時をメールで通知
転送後の郵便物をWeb上で確認できる

転送頻度を毎日にすることで、郵便物の受け取りが早くなります。また、転送料金は1通あたり150gまで無料なので、多くの郵便物を受け取る場合におすすめです。さらに、転送後の郵便物の到着日時をメールで通知されるので、受け取り忘れを防ぐことができます。また、転送後の郵便物をWeb上で確認できるので、いつでもどこでも郵便物の状況を確認することができます。