バーチャルオフィスは実際に働くスペースを持たない新しい形のオフィスとして、多くのビジネスパーソンに支持されています。しかし、そんなバーチャルオフィスに突然の来客が訪れたとき、どのように対応すればよいのでしょうか？
お客さんがバーチャルオフィスの住所を確認し、直接訪問するようなシチュエーションも考えられます。この記事では、そのような状況に遭遇したときの対応方法や、来客対応サービスについて詳しく解説していきます。
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは、実在しない仮想のオフィスのことで、事業用の住所のみを貸し出すサービスです。
オプションサービスとして、郵便物の受取・転送、電話やFAX番号の提供も受けられます。バーチャルオフィスの利用者は、自宅やコワーキングスペースなど、バーチャルオフィスとは別の場所で仕事をしているケースが多いため、来客の対応については、事前にしっかりと準備しておくことが大切です。
レンタルオフィスとの違い
バーチャルオフィスとレンタルオフィスは、どちらもビジネスに必要な住所や電話番号を提供するサービスですが、大きく異なる点があります。
バーチャルオフィス
- 実在しない仮想のオフィス(建物は存在)
- 住所や電話番号などの基本情報だけを借りる
- 専用スペースは利用しない
- コストを抑えられる
- 場所を選ばず仕事ができる
レンタルオフィス
- 実在するオフィス
- 専用スペースを借りて仕事を行う
- コストはバーチャルオフィスよりも高くなる
- 場所を選ぶ必要がある
バーチャルオフィスとレンタルオフィスは、どちらもビジネスに必要な住所や電話番号を提供するサービスですが、大きく異なる点があります。
違いをまとめると
| ポイント | バーチャルオフィス | レンタルオフィス |
|---|---|---|
| 実在性 | 仮想 | 実在 |
| 専用スペース | 利用しない | 利用する |
| コスト | 抑えられる | 高くなる |
| 働き方 | 場所を選ばない | 場所を選ぶ |
| イメージアップ | つながる | つながる |
バーチャルオフィスは、コストを抑えて、場所を選ばず、イメージアップを図りたい方におすすめです。一方、レンタルオフィスは、専用スペースを必要とし、より本格的に仕事をしたい方におすすめです。
バーチャルオフィスを利用する際には、自社のニーズや状況に合ったサービスを選ぶことが大切です。
バーチャルオフィスに来客が来る場合
どんな時に来客が来るのか
バーチャルオフィスに来客が来る場合、どのような時に来るのでしょうか。
最も多いのは、法人口座の開設です。銀行は、法人口座を開設する際に、法人の住所や代表者の連絡先を確認します。そのため、バーチャルオフィスを利用している場合は、銀行員が法人登記簿に記載されている住所を訪れることがあります。
また、取引先や顧客からの訪問もあります。バーチャルオフィスの住所を名刺やホームページに記載している場合、取引先や顧客から直接訪問されることがあります。
来客を回避するには
実際のオフィススペースを持たずに住所の利用やビジネスサービスを提供するものであり、そのため来客対応ができません。。来客を回避する方法について考える際に、いくつかのポイントが挙げられます。
- ネット銀行口座を選ぶ:法人口座を作成する際は、ネット銀行口座を選ぶと担当者が来訪しません。
- 事前通知の徹底: バーチャルオフィスを利用していることを顧客や取引先には明確に伝え、突然の訪問を避けるようお願いします。具体的な住所情報は必要最低限の関係者のみに伝えることで、無用な訪問を減少させることができます。
- オンライン対応の推進: クライアントとのミーティングや打ち合わせは、オンラインツールを活用して実施します。
- 来客受付サービスの活用: 一部のバーチャルオフィスサービスは、受付・来客対応サービスを提供しており、これを活用することで、実際に来客があった場合も適切に対応することが可能となります。
これらの対策を組み合わせることで、バーチャルオフィスを利用しつつもスムーズな来客対応を実現することができます。
受付・来客対応サービスとは
バーチャルオフィスの受付・来客対応サービスは、自身がその住所で業務をしていなくても、代わりに受付が来客対応してくれるサービスを指します。
バーチャルオフィスは基本的に住所を借りるだけのサービスであるため、実際の業務が行われていない場所に来客があると、対応できない問題が生じることがあります。しかし、受付・来客対応サービスがあれば、これらの問題を解消できます。
また、来客がある日時に会議室が使えるサービスもあり、バーチャルオフィスであってもレンタルオフィスのように見せることができます。
受付・来客対応サービスのメリット
- 自分が不在でも、要件や名刺を預かってもらえる。
- 予定より早く到着した来訪客でも、待合室や会議室で待機してもらえる。
- 自分の到着が遅れても、外やロビーで待たせることがない。
- 来訪時に会議室がオプション使えるサービスがある。
- 受付や来客対応のサービスクオリティが高いため、会社の信頼性が向上する。
受付・来客対応サービスのデメリット
- 費用が高め。
- 必ずしもサービスの質が良いとは限らない。
バーチャルオフィスの受付・来客対応サービスは、企業の信頼性や初動対応の向上、来訪者への適切な対応などのメリットがありますが、費用やサービスの質に関するデメリットも考慮する必要があります。
来客対応・会議室利用ができるバーチャルオフィス
アントレサポート
東京都千代田区の丸の内トラストタワーに住所を構えることができるバーチャルオフィスです。来客対応や会議室利用、郵便転送などのサービスも提供しています。法人登記も可能で、許認可や届出などの手続きも代行してくれます。料金は月額2万円からと手頃です。
リージャス
東京都内に40以上の拠点を持つ国際的なバーチャルオフィスです。来客対応や会議室利用、電話代行などのサービスはもちろん、世界中の拠点を利用できるメンバーシッププランもあります。法人登記も可能で、銀行口座開設のサポートも行っています。料金は月額3万円からと高めです。
インスクエア
インスクエアのバーチャルオフィスは、東京の池袋と上野に位置しており、格安で一流のビジネスシステムを提供しています。オフィスを直接借りることなく、都心の一等地に会社の住所を設置することが可能です。通常、一等地にオフィスを設置すると高額な賃料がかかりますが、非常にリーズナブルな価格でこのメリットを享受できます。さらに、来客対応も万全。有人受付と併設された会議室が利用可能で、電話対応もクオリティーが高いです。
インスクエアのバーチャルオフィスは、フロントアシスタントが来客を丁寧に対応し、併設の会議室への案内も可能です。法人登記も無料で行え、安心のサービスを提供しています。
まとめ
バーチャルオフィスを利用していると、来客対応が難しいという声をよく聞きます。しかし、バーチャルオフィスでも、来客対応をスムーズに行うための方法はいくつかあります。
受付や会議室があるバーチャルオフィスを利用するのも一つの方法です。受付スタッフが来客の対応を代行してくれるので、自社で対応する必要がありません。
自社のニーズや状況に合った方法を選ぶことで、バーチャルオフィスでも来客対応をスムーズに行うことができます。
