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職務経歴書の各フォーマットの特徴
①逆編年体式：直近の職歴から書く（一般的）
最も広く使われているフォーマットです。直近の職歴を最初に記載し、過去に遡る形で経歴を書いていきます。採用担当者が「現在に近い経験」から読み始められるため、転職回数が少なく、キャリアが一貫している方に特に適しています。中途採用の場面では標準的な形式として認識されており、業界・職種を問わず幅広く活用できます。迷った場合はまずこの形式を選ぶとよいでしょう。
逆編年体式が向いている人：
- 直近1〜2社に採用要件へ直結する業務や実績がある人
- 最新の技術での成果が評価されやすい職種
②編年体式：過去の経歴から現在を書く
時系列の古い順に職歴を記載していくフォーマットです。経歴の流れや成長の過程が自然に伝わるため、キャリアに一貫したストーリーがある方や、段階的にスキルを積み上げてきた方に向いています。ただし、採用担当者が最も注目する「直近の経験」にたどり着くまでに時間がかかるというデメリットもあります。応募先から指定がある場合や、キャリアの積み重ねを強調したい場合に有効です。
編年体式が向いている人：
- 20代前半などキャリアの浅い人
- 同一領域・同一業務での継続的な経験をアピールしたい人
③キャリア式：業務や職種の種類ごとにまとめて書く
職歴を時系列ではなく、業務内容や職種のカテゴリごとにまとめて記載するフォーマットです。複数の会社で似た業務を担当してきた方や、異なる企業でも共通するスキルや実績をアピールしたい方に適しています。応募職種に関連する経験を前面に出せるため、キャリアチェンジや業種・職種を絞った転職活動において特に効果を発揮します。一方、在籍期間や経歴の流れが見えにくくなる点には注意が必要です。
キャリア式が向いている人：
- 重点的にアピールしたい職種や経験が複数の会社や部署にまたがる人
- 転職回数が多く、色んな職種経験がある人
- 社会人経験が長く、色んな職種経験がある人
④スキルシート式：プロジェクト単位で書く
携わったプロジェクトごとに、期間・規模・担当役割・使用技術・成果などを詳細に記載するフォーマットです。ITエンジニアやデザイナー、コンサルタントなど、プロジェクト単位で業務が完結する職種において広く使われています。採用担当者が「どのような案件に、どのような形で関わったか」を具体的に把握しやすいのが大きな特徴です。技術スタックや実績を可視化しやすく、即戦力としてのアピールに優れています。
スキルシート式が向いている人：
- 専門性の高い職種の人
- プロジェクト単位で成果を明確に示したい人
総務の職務経歴書の書き方・例文
① 年月日（提出日）と氏名
【例文】
提出日：2025年4月11日 氏名：中村 康介
【書き方】
年月日は「作成した日」ではなく、実際に提出する日付を記載するのが正しいルールです。総務職の転職活動では、複数社に同時応募するケースも多く、作成してから提出までに時間が空くことがあります。使い回しをすると日付が古いままになりがちですので、送付・持参する直前に必ず確認・更新する習慣をつけましょう。
氏名はフルネームで正式に記載します。ふりがなを求められている場合は、名前の上に小さく添えてください。
② 職務要約（職務概要）
【例文】
新卒にて中堅メーカーに入社し、総務部にて8年間従事。入社2年目より総務業務全般を担当し、社内規程の整備・労務管理・施設管理・株主総会運営など幅広い業務を経験。従業員数500名規模の会社において、庶務・契約管理・官公庁対応まで一貫して担当。直近3年間は総務リーダーとして後輩2名の育成・業務管理にも携わる。会社の「縁の下の力持ち」として組織運営を支えてきた経験を活かし、より幅広い総務業務に挑戦したいと考え、転職活動中。
【書き方】
職務要約は採用担当者が最初に目を通す「キャリアのダイジェスト」です。3〜5行程度にコンパクトにまとめ、以下の4点を盛り込みましょう。
- これまでのキャリアの流れ（どんな会社で、何年間、どんな業務を担当してきたか）
- 専門領域・得意分野（労務管理・施設管理・法務対応など、どの領域に強いか）
- 会社・組織の規模感（従業員数・売上規模など、経験した環境の大きさを示す）
- 転職の方向性（次のステップとして何を目指しているか）
総務職は業務範囲が非常に広く、採用担当者は「どんな領域を、どのくらいの規模の組織で、どの深さまで経験してきたか」を真っ先に確認します。経験の幅と深さがひと目でわかる職務要約を意識して書きましょう。
③ 活かせる経験、知識、スキル
【例文】
経験・知識
- 総務業務全般（庶務・施設管理・備品・契約管理・官公庁対応）
- 労務管理（勤怠管理・社会保険手続き・入退社手続き・就業規則の運用）
- 社内規程の整備・改訂・運用管理
- 株主総会・取締役会の運営事務局（招集通知・議事録作成）
- 社内イベント・式典の企画・運営（創立記念式典・社員総会など）
- BCPの策定・見直し・訓練の実施
- 各種保険（損害保険・生命保険）の管理・更新手続き
スキル・ツール
- Microsoft Office（Word・Excel・PowerPoint 上級レベル）
- 勤怠管理システム（KING OF TIME・就業奉行 使用経験あり）
- 電子契約システム（クラウドサイン 使用経験あり）
- 法人向けワークフローシステム（楽楽販売 使用経験あり）
- 普通自動車第一種運転免許
【書き方】
このセクションは「この人は自社の総務で即戦力になれるか？」を採用担当者が素早く判断するために読む項目です。「経験・知識」と「スキル・ツール」に分けて箇条書きで整理すると、読みやすくすっきりした印象になります。
総務職の転職で特にアピールになる内容は以下の通りです。
- 担当業務の幅広さ（労務・法務・施設・株主総会など、対応領域が多いほど強みになる）
- 組織規模に応じた対応経験（従業員数・グループ会社の有無など）
- システム・ツールの経験（勤怠管理・電子契約・ワークフローなどのDX対応経験は加点要素）
- 対外的な折衝経験（官公庁・弁護士・社労士・税理士などとの連携実績）
応募先の会社規模・業態に合わせて、関連性の高い項目を優先して記載することが重要です。
④ 会社（勤務先）概要
【例文】
株式会社〇〇製作所
- 事業内容：産業用機械部品の製造・販売（国内外への輸出対応あり）
- 設立：1980年
- 資本金：2億円
- 従業員数：520名（グループ全体：1,200名）
- 売上高：180億円（2024年3月期）
- 上場区分：東京証券取引所スタンダード市場上場
【書き方】
全国的に知名度のある大企業であれば会社概要の記載を省略することもできますが、中堅・中小規模の会社に勤務している場合は必ず記載しましょう。採用担当者が会社の規模感・業態を正確に把握することで、総務業務の経験値をより正確に評価してもらえます。
記載する基本項目は以下の通りです。
- 会社名
- 事業内容（どんな業種・業態かがわかるように）
- 設立年・資本金・従業員数・売上高
- グループ会社がある場合はグループ全体の規模も併記
- 上場区分（上場企業の場合は必ず記載する）
総務職では「どんな規模・組織形態の会社で、どんな業務を経験してきたか」が採用判断に直結します。上場企業での株主総会運営経験や、グループ会社を持つ企業での総務経験は特に評価されやすいため、会社概要から規模感をしっかり伝えましょう。
⑤ 職務経歴
【例文】
株式会社〇〇製作所 総務部（2017年4月〜現在） 役職：総務リーダー（2022年4月より）
▼ 主な担当業務
【労務管理】
- 勤怠管理システムの運用・月次集計・有給取得状況の管理
- 社会保険・雇用保険の取得・喪失手続き
- 入退社手続き・雇用契約書の作成・管理
- 就業規則の改訂・周知・運用管理（直近では育児・介護休業規程の整備を担当）
- 健康診断の実施調整・結果管理・産業医との連携
【施設・備品管理】
- 本社・工場（2拠点）の施設維持管理・修繕対応
- 備品・消耗品の発注・在庫管理・コスト削減施策の推進
- 各種設備のメンテナンス業者との折衝・契約管理
【法務・契約管理】
- 取引先との契約書の作成・確認・管理（年間対応件数：約100件）
- 社内規程の整備・改訂（就業規則・文書管理規程・情報セキュリティ規程など）
- 弁護士・社労士との連携・相談対応
【株主総会・取締役会運営】
- 定時株主総会の運営事務局（招集通知の作成・印刷・発送・議事録作成）
- 取締役会の運営補助（資料取りまとめ・議事録作成・決議事項の管理）
【リーダー業務（2022年4月〜）】
- 後輩総務スタッフ2名の業務指導・育成
- 部門内の業務分担の調整・進捗管理
- 部門業務のマニュアル化・標準化推進
▼ 実績・取り組み
- 電子契約システム（クラウドサイン）の導入プロジェクトを主導し、契約書の取り交わし工数を年間約40%削減
- 勤怠管理システムの切り替えを担当し、集計ミスゼロ・月次処理時間を従来比30%短縮
- 備品・消耗品の発注先見直しと一元管理化により、年間コストを約15%削減
【書き方】
職務経歴は総務の職務経歴書において最もボリュームをかけるべきセクションです。以下のポイントを押さえて書きましょう。
時系列は新しい順（逆年代順）に記載する
直近の職歴が採用担当者にとって最も重要な情報です。現職・最新の勤務先から順番に書き下ろしましょう。
業務を領域ごとに分けて記載する
総務職は担当業務の幅が非常に広いため、「労務管理」「施設管理」「法務・契約管理」「株主総会運営」などの領域ごとに整理して記載すると、採用担当者にとって格段に読みやすくなります。
数字・規模感を積極的に盛り込む
総務職の業務は数字で示しにくいと思われがちですが、以下のような形で定量的に表現することができます。
- 対応した従業員数・拠点数
- 年間の契約書対応件数
- 導入・改善施策によるコスト削減率・工数削減率
- 管理・育成した後輩の人数
- 株主総会の規模（株主数・招集通知発送数など）
実績・工夫した点も必ず添える
業務内容の羅列だけでなく「どんな課題に対して、どう取り組み、どんな成果が出たか」を一言添えることで、採用担当者に「この人は主体的に業務改善に動ける人材だ」という印象を与えることができます。
⑥ 資格・特技など
【例文】
資格
- 社会保険労務士（2023年取得）
- ビジネス実務法務検定2級（2020年取得）
- 衛生管理者 第一種（2021年取得）
- 個人情報保護士（2022年取得）
- 普通自動車第一種運転免許（2015年取得）
特技・その他
- Excel（VBAを用いた業務自動化・マクロ作成）
- 社内マニュアル・規程文書の整備・わかりやすい文書作成
- 多部署・多職種との調整・折衝が得意
【書き方】
総務職において、資格は必須ではないケースがほとんどですが、持っている資格は積極的に記載しましょう。特に社会保険労務士・衛生管理者などの資格は、即戦力としての評価に直結します。取得年を必ず添えて記載してください。
総務職の転職で評価されやすい資格は以下の通りです。
- 社会保険労務士（難易度が高く、保有しているだけで大きな強みになる）
- ビジネス実務法務検定（2級以上が望ましい）
- 衛生管理者（第一種・第二種）
- 個人情報保護士
- 日商簿記検定（2級以上）
- ファイナンシャルプランナー（FP）2級以上
- 情報セキュリティマネジメント試験
- 秘書検定（準1級以上）
資格取得に向けて勉強中の場合は「〇〇 取得予定（2025年度受験予定）」と記載することで、向上心・学習意欲をアピールできます。Excelマクロ・VBAなどのITスキルは、業務効率化への貢献をアピールできる強みとして積極的に記載しましょう。
⑦ 自己PR
【例文】
私の強みは、「幅広い総務業務を横断的に対応できる対応力」と「業務改善・効率化を自ら提案・推進できる主体性」の2点です。
総務担当として8年間、労務管理・施設管理・契約管理・株主総会運営まで、総務業務の幅広い領域を一貫して担当してきました。どんな業務においても「なぜこの業務が必要か」「もっと効率よくできないか」を常に考える姿勢を大切にしており、電子契約システムの導入を主導し契約書処理の工数を年間約40%削減した実績をはじめ、勤怠管理システムの切り替え・備品コストの削減など、複数の業務改善を実現してきました。
また、社会保険労務士の資格を活かした労務知識と、弁護士・社労士・税理士などの外部専門家との連携経験により、会社のリスク管理面でも貢献できることが自分の強みだと考えています。
貴社においても、これまでの総務全般の経験と業務改善の実績を最大限に活かし、組織運営の安定と効率化に貢献したいと考えております。
【書き方】
自己PRは職務経歴書の締めくくりとして、「この人と一緒に働きたいか」「自社の総務に合う人材か」を採用担当者が感じ取る重要なセクションです。以下の構成で書くと、専門性と人柄が両立した自己PRに仕上がります。
①強みを明示する（冒頭で結論から）
冒頭に「私の強みは〇〇です」と明確に述べましょう。総務職の強みとして評価されやすいのは「幅広い業務への対応力」「正確性・几帳面さ」「主体的な業務改善力」「社内外の調整・折衝力」などです。2点程度に絞って簡潔に示しましょう。
②エピソードで裏付ける
強みを述べたら、それを証明する具体的なエピソードを添えます。「どんな課題があり・どう取り組み・どんな結果が出たか」を意識して書くと説得力が増します。業務改善の実績は数字で示せると特に効果的です。
③応募先への貢献イメージで締める
最後は「貴社でどう活躍・貢献できるか」という視点で締めましょう。応募先の会社規模・業態・総務部門の課題感に言及できると、より熱意と適性が伝わります。
文字数は300〜400字程度が適切です。総務職らしい「正確さ」「誠実さ」「気配り」が文体からも伝わるよう、丁寧でわかりやすい表現を心がけましょう。
よくある質問
Q. 総務の職務経歴書はA4何枚が適切ですか？
A. A4用紙1〜2枚が基本です。経験年数が少ない20代前半や第二新卒の場合は1枚でも問題ありません。複数の会社での経験や、担当業務の幅が広い場合は2枚にまとめましょう。3枚以上になると読まれにくくなるため、直近の経験ほど詳しく、古い職歴ほど簡潔にまとめるメリハリをつけることが大切です。
Q. 総務・人事・労務を兼務していた場合、どう書けばいいですか？
A. 兼務していた業務はすべて記載することをおすすめします。その際は「総務・人事・労務を兼務」と役職欄に明記した上で、業務内容を領域ごとに整理して記載しましょう。兼務経験は「幅広い業務に対応できる柔軟性」の証明になりますので、マイナスに捉えず積極的にアピールしてください。応募先のポジションに合わせて、より関連性の高い業務を詳しく記載するメリハリをつけると効果的です。
Q. 総務から異職種・異業種に転職する場合、何をアピールすればいいですか？
A. 総務で培ったスキルは、異職種・異業種でも十分に通用します。特にアピールしやすいのは「幅広い業務への対応力・マルチタスク管理力」「社内外のステークホルダーとの調整・折衝力」「文書作成・規程整備などの正確な事務処理能力」「コンプライアンス・リスク管理の意識」などです。専門用語は言い換え、応募先が求める言葉で伝えることを意識しましょう。
Q. 小規模な会社での総務経験しかない場合、転職は不利になりますか？
A. 小規模な会社での総務経験は、むしろ「幅広い業務を少人数でこなしてきた対応力」として評価されるケースも多くあります。大企業では分業化されている業務を一人でこなしてきた経験は、即戦力性の高さのアピールになります。ただし、応募先が大企業の場合は「大規模組織への対応意欲」を自己PRで補足することで、採用担当者の不安を解消しましょう。
Q. 総務経験が浅い（1〜2年程度）場合、職務経歴書に何を書けばいいですか？
A. 経験年数が少ない場合でも、担当した業務・関与した範囲を具体的に記載することで十分にアピールできます。業務内容・使用ツール・対応した従業員数など、経験の具体性を丁寧に書きましょう。また、資格取得の状況・自己学習の取り組みを記載することで、向上心と学習意欲を示すことも効果的です。「まだ経験が浅いからこそ、貴社でしっかりと成長したい」という前向きな転職理由をセットで伝えることが大切です。
Q. 担当業務の成果を数字で示せない場合はどうすればいいですか？
A. 総務業務はすべてを数字で示せるわけではありません。その場合は対応の規模感・頻度・関与の深さで表現しましょう。たとえば「従業員500名分の労務手続きを担当」「年間約100件の契約書管理を一人で対応」「3拠点の施設管理を統括」といった形です。数字がない場合でも「株主総会の運営事務局を3年連続で担当」「就業規則の全面改訂プロジェクトに中心メンバーとして参加」など、関与の深さと実績をしっかり表現しましょう。
