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各フォーマットの特徴
退職願・退職届にはいくつかのフォーマットがあり、それぞれ用途や場面に応じた特徴があります。自分の状況に合ったフォーマットを選ぶことが大切です。
①退職願・縦書き
縦書きが持つ格式と印象
退職願の縦書きフォーマットは、日本の伝統的な文書様式に則った書き方です。縦書きは横書きに比べて格式が高く、丁寧な印象を与えるため、長年勤めた会社や、社風がやや保守的・伝統的な職場に提出する際に特に適しています。
上司や会社への敬意を示す意味でも、縦書きを選ぶことで誠実さや礼儀正しさをアピールできます。
縦書きの書き方のポイント
縦書きの退職願では、文頭に「退職願」と表題を書き、書き出しは「私事」または「私儀」から始めるのが一般的です。本文には退職理由を「一身上の都合」などと簡潔に記載し、希望退職日を明記します。
文末には日付・所属部署・氏名を記載し、会社名と代表者名を宛先として記します。手書きで作成する場合は、黒のボールペンや万年筆を使用しましょう。
②退職願・横書き
横書きの手軽さと現代的なスタイル
退職願の横書きフォーマットは、現代のビジネス文書に多く使われるスタイルです。WordなどのPCソフトで作成しやすく、文字の修正や編集が容易なため、比較的フラットな社風やIT系・外資系企業などの職場環境にマッチします。
縦書きほどの格式はありませんが、内容をしっかり整えれば失礼にはあたりません。職場の慣習に合わせて選択しましょう。
横書きで押さえるべき構成
横書きの退職願では、用紙の上部中央に「退職願」と表題を置き、その下に本文を続けます。書き出しは縦書きと同様に「私事」から始め、退職理由・希望退職日を明記します。
右下に日付・所属・氏名、左側に宛先（会社名・代表者名）を記載する形が一般的です。読みやすさを意識して、適切な行間・フォントサイズに整えましょう。
③退職届・縦書き
退職届における縦書きの役割
退職届の縦書きフォーマットは、退職の意思が確定した後に提出する正式な文書として、特に格式を重んじる場面で用いられます。退職願とは異なり、退職届は「撤回できない意思表示」であるため、縦書きの丁寧な体裁を整えることで、会社側に対してより誠実で真剣な姿勢を示せます。
懲戒解雇・会社都合による退職ではなく、自己都合での退職時に使用するケースがほとんどです。
縦書き退職届の記載内容
縦書きの退職届では、表題を「退職届」とし、本文の書き出しを「私事」または「私儀」とします。退職願と異なる点は、「お願い申し上げます」ではなく「退職いたします」と断定的な表現を使うことです。
退職日・提出日・所属・氏名・宛先を漏れなく記載し、可能であれば直筆の署名と捺印を添えると、より正式な文書として扱われます。
④退職届・横書き
シンプルで実用的な横書きスタイル
退職届の横書きフォーマットは、実用性・汎用性が高く、多くの現代企業で広く受け入れられているスタイルです。PCで作成・印刷できるため読みやすく、書類として管理しやすい点も職場側にとってメリットがあります。
急ぎの提出が必要な場面や、会社から指定フォーマットがない場合のスタンダードな選択肢としておすすめです。
横書き退職届の作成時の注意点
横書きの退職届では、書類の体裁を整えることが信頼感につながります。フォントはMS明朝・游明朝などの明朝体を選ぶと、ビジネス文書らしい落ち着いた印象になります。
本文には退職理由（一身上の都合）・退職予定日を明記し、提出日・所属部署・氏名・押印を忘れずに。会社によっては指定のフォーマットが存在する場合もあるため、提出前に人事担当者や上司に確認しておくと安心です。
退職願・退職届の書き方・例文
退職願・退職届には、長年の商慣習に基づいた「決まった書き方」があります。各項目のルールをしっかり押さえることで、相手に誠実さと礼儀正しさが伝わる文書に仕上がります。
①書類のタイトル
例文
退職願
書き方のポイント
「退職願」と「退職届」はまったく別の書類です。タイトルによって書類の法的・実務的な意味合いが変わるため、自分がどちらを提出するのかを事前に明確にしておきましょう。
退職願は、会社に対して退職の承認をお願いする文書です。会社が承認するまでは撤回が可能です。一方、退職届は退職の意思を一方的に通知する文書で、提出後の撤回は原則できません。
タイトルは文書の中央上部に大きめに配置し、「願」と「届」の一文字を間違えないよう注意しましょう。
②導入の定形語
例文
私事、このたび一身上の都合により……
書き方のポイント
退職願・退職届の本文は、「私事、」または「私儀、」という書き出しから始めるのが一般的なマナーです。どちらを使っても問題ありませんが、「私事」のほうがやや柔らかい印象を与えます。
縦書きの場合は文頭に、横書きの場合は1行目の冒頭に配置します。この定形語は「個人的な事情について申し上げます」という意味を持つ前置き表現であり、省略してしまうと文書としての体裁が崩れるため、必ず記載しましょう。
③退職理由
例文
一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもちまして退職いたしたく……
書き方のポイント
退職理由は、原則として「一身上の都合により」と記載するだけで十分です。転職・家族の介護・体調不良など、どのような事情であっても、具体的な理由を詳しく書く必要はありません。
詳細を書いてしまうと、会社側から引き止めの口実を与えてしまうこともあります。シンプルに「一身上の都合」とまとめておくのが、ビジネスマナーとして定着したスタイルです。
なお、会社都合（リストラ・解雇など）の場合は「会社都合により」と記載します。
④退職日
例文
令和〇年〇月〇日をもちまして退職いたしたく……
書き方のポイント
退職日は、「令和〇年〇月〇日」と具体的な日付を明記します。元号（令和）を使うのが正式なスタイルですが、横書きでカジュアルな社風の場合は西暦でも問題ありません。ただし、文書内で元号と西暦を混在させるのは避けましょう。
退職日は、就業規則で定められた退職申告期限（一般的には退職希望日の1〜2ヶ月前）を守った日程を設定することが大切です。上司との話し合いで合意した日付を記載するようにしましょう。
⑤文末
例文
（退職願の場合） ……退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
（退職届の場合） ……退職いたします。
書き方のポイント
文末の表現は、退職願と退職届で明確に使い分けます。
退職願では「〜退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」と、会社の承認を求める丁寧なお願い表現を使います。退職届では「〜退職いたします」と、意思を明確に伝える断定表現を使います。
この一文の違いが書類の性格を決定づけるため、タイトルと文末表現が一致しているかを必ず確認してください。
⑥提出日
例文
令和〇年〇月〇日
書き方のポイント
提出日は、実際に書類を提出する日付を記載します。退職希望日と混同しやすいため、注意が必要です。
縦書きの場合は本文の下部・署名の上あたりに、横書きの場合は右上または署名欄の上部に記載するのが一般的です。日付は「令和〇年〇月〇日」と元号で記載するとより丁寧な印象になります。事前に書類を作成しておく場合でも、提出日の日付は実際に渡す当日の日付に修正してから提出しましょう。
⑦署名と捺印
例文
所属部署 〇〇部〇〇課 氏名 山田 太郎 ㊞
書き方のポイント
署名は、所属部署と氏名をセットで記載します。手書きの場合はフルネームを自筆で記入し、その横または下に捺印します。PCで作成した場合も、氏名欄は手書きで署名するか、少なくとも印鑑を押すことで正式な書類としての信頼性が増します。
使用する印鑑は認印で問題ありません。シャチハタ（インク浸透印）は避けるのがマナーとされていますが、社風によっては問題ない場合もあります。不安な場合は三文判や銀行印を使用すると無難です。
⑧宛名
例文
〇〇株式会社 代表取締役社長 田中 一郎 殿
書き方のポイント
宛名は、直属の上司ではなく会社の代表者（代表取締役社長）に宛てて書くのが正式なマナーです。会社名は省略せず正式名称を記載し、株式会社を（株）と略すのは避けましょう。
敬称は「殿」を使うのが一般的ですが、「様」を使用しても問題ありません。縦書きの場合は文末の左側・本文より下の位置に、横書きの場合は本文の下・署名よりも左側に配置します。
よくある質問
Q. 退職願と退職届、どちらを提出すればよいですか？
A. 一般的には、まず退職願を提出して上司と合意した後、退職届を提出する流れが正式とされています。ただし、会社によっては退職届のみ求めるケースもあるため、提出前に人事担当者や直属の上司に確認しておくと安心です。
Q. 手書きとPCどちらで作成すべきですか？
A. 明確なルールはなく、どちらでも問題ありません。ただし、手書きのほうが誠意が伝わりやすいとされており、特に縦書きフォーマットの場合は手書きが自然です。PC作成の場合でも、署名欄だけは手書きにし、捺印を添えると丁寧な印象になります。
Q. 退職理由は正直に書かなければいけませんか？
A. いいえ、書く必要はありません。「一身上の都合により」と記載するだけで十分であり、それが一般的なビジネスマナーです。詳細な理由を書く義務はなく、口頭でも詳しく説明しなくて問題ありません。
Q. 退職届を提出した後、撤回することはできますか？
A. 原則として、退職届は提出後に撤回できません。一方、退職願は会社が承認する前であれば撤回できる場合があります。提出前に本当に退職の意思が固まっているかどうかを慎重に確認しましょう。
Q. 印鑑はシャチハタでもよいですか？
A. シャチハタ（インク浸透印）は、公式文書への使用を避けるのが一般的なマナーです。認印や三文判でも問題ないため、できる限りシャチハタ以外の印鑑を使用することをおすすめします。
Q. 提出する際の封筒の書き方はありますか？
A. 退職願・退職届は、白無地の封筒に入れて提出するのが正式なスタイルです。封筒の表面中央に「退職願」または「退職届」と書き、裏面左下に自分の所属部署と氏名を記載します。糊付けは不要で、折り目は三つ折りが一般的です。
Q. コンビニで印刷して提出しても問題ありませんか？
A. コンビニで印刷した退職願・退職届を提出しても、基本的に問題ありません。重要なのは用紙の印刷方法よりも、記載内容が正確であること・署名が手書きであること・捺印がされていることです。印刷後は必ず氏名欄に自筆で署名し、忘れずに捺印してから提出しましょう。なお、用紙サイズはA4またはB5が一般的です。コンビニ印刷の場合はカラー印刷ではなく白黒（モノクロ）で印刷すると、よりビジネス文書らしい仕上がりになります。
