事務職の職務経歴書テンプレート/フォーマット【PDF/スマホダウンロード可】

事務職の職務経歴書テンプレートはこちら

事務職の職務経歴書の書き方・例文

① 年月日（提出日）と氏名

書き方のポイント

まず具体的な例を見てみましょう。

例文

令和7年4月10日

氏名　伊藤 麻衣（いとう まい）

解説

職務経歴書の冒頭には、提出日と氏名を明記します。

日付は書類を提出する当日の日付を記載するのが基本です。「令和◯年◯月◯日」の元号表記でも「20XX年◯月◯日」の西暦表記でも問題ありませんが、セットで提出する履歴書と表記を統一しておくことが望ましいです。

氏名はフルネームで記載し、読み間違えが生じやすい漢字が含まれる場合はふりがなを添えましょう。事務職の採用では人事担当者に加えて配属先の部門責任者が書類を確認するケースも多く、冒頭の基本情報を丁寧に整えることが第一印象を左右します。

② 職務要約（職務概要）

書き方のポイント

まず具体的な例を見てみましょう。

例文

私はこれまで約8年間、製造業および人材サービス業において一般事務・営業事務として従事してまいりました。データ入力・書類管理・電話対応を中心に、請求書作成・受発注管理・社内資料作成まで幅広く担当してきました。直近3年間は営業事務として10名の営業担当者をサポートし、月間150件規模の受発注業務を一手に担ってきました。これまで培ってきた正確・迅速な事務処理能力と、複数業務を並行してこなすマルチタスク力を活かし、貴社の円滑な業務運営に貢献したいと考えております。

解説

職務要約は、採用担当者があなたの事務職としてのキャリアの全体像を短時間で把握するために読む箇所です。書類が複数集まる採用の現場では、この職務要約が「続きを読んでもらえるか」の分岐点になります。

文字数の目安は150〜300字程度。「①経験年数・業界 → ②担当してきた主な業務 → ③サポートしてきた規模・役割 → ④応募先への貢献意欲」という流れで書くと、読み手に伝わりやすい文章になります。

一般事務・営業事務・経理事務・人事事務・貿易事務など、経験した事務の種別を明示することで、採用担当者が自社のニーズと照合しやすくなります。「どの部門を・何名規模でサポートしてきたか」を具体的に盛り込むことで、業務の規模感が伝わります。

③ 活かせる経験、知識、スキル

書き方のポイント

まず具体的な例を見てみましょう。

例文

活かせる経験・知識・スキル

・一般事務・営業事務の実務経験（8年） ・受発注管理・請求書作成・入金確認・売上集計（月間150件規模） ・電話・メール・来客対応（代表電話の一次受付・取り次ぎ） ・Excelを活用したデータ集計・グラフ作成・VLOOKUP・ピボットテーブル ・Wordによる社内資料・報告書・議事録の作成 ・社内外の各種書類の管理・ファイリング・電子化対応 ・社内スケジュール管理・会議室予約・備品発注 ・勤怠管理システム（KING OF TIME）の操作・データ集計補助

解説

このセクションは、採用担当者が「この人はうちの会社で即戦力として働けるか」を判断するために最も注目する欄のひとつです。

箇条書きで簡潔に記載するのが基本スタイルです。「事務経験があります」という曖昧な表現より、「受発注管理を月間◯件担当」「10名の営業チームをサポート」のように具体的な業務内容・規模・経験年数を盛り込むことで、説得力が格段に上がります。

Excelのスキルは事務職においてほぼ必須のため、使用できる関数・機能（VLOOKUP・ピボットテーブル・マクロなど）を具体的に書くことが大切です。使用経験のある業務システムや勤怠管理システムの名称を記載することも、採用担当者への即戦力感を高めるポイントです。

④ 会社（勤務先）概要

書き方のポイント

まず具体的な例を見てみましょう。

例文

会社名：株式会社東洋製作所 業種：製造業（産業用部品の製造・販売） 設立：1978年4月 資本金：1億円 従業員数：320名 売上高：約45億円（前期実績） 事業内容：自動車・電子機器向け精密樹脂部品の製造・販売。国内営業所5拠点・海外取引先10ヶ国以上

解説

勤務先の概要を記載する目的は、採用担当者があなたがどのような規模・業界の企業で事務職を担当してきたかを正確に把握するためです。

事務職の場合、在籍した会社の規模・業種によって業務の複雑さや扱ってきた書類の種類が大きく異なります。大企業では分業化された事務業務を、中小企業では幅広い業務を少人数でこなしてきた経験があるなど、それぞれの環境の特色を正確に伝えることが大切です。

「従業員数・売上高・事業内容」を記載することで、どのような規模感のサポートを経験してきたかが採用担当者に伝わります。複数の会社を経験している場合は、在籍した会社ごとに概要を記載しましょう。

⑤ 職務経歴

書き方のポイント

まず具体的な例を見てみましょう。

例文

【株式会社東洋製作所】 在籍期間：2020年4月〜現在（5年） 雇用形態：正社員 所属：営業部 営業事務担当

■ 担当業務 ・営業担当者10名のサポート（スケジュール調整・資料作成・社内外の連絡窓口） ・受発注管理（月間150件規模の注文受付・納期確認・出荷手配・進捗管理） ・請求書・見積書・納品書の作成・送付・ファイリング ・入金確認・売上実績のExcelへの集計・月次レポート作成 ・電話・メール・来客対応（代表窓口の一次受付・取り次ぎ・クレーム一次対応） ・社内会議の資料準備・議事録作成・会議室予約管理 ・備品・消耗品の在庫管理・発注

■ 主な実績・取り組み ・受発注データの管理方法を見直し、Excelで自動集計シートを作成。月次集計にかかる時間を従来の5時間から1時間に短縮。 ・問い合わせ対応の抜け漏れが発生していた課題に対し、共有メールボックスと対応状況管理表を導入。未対応案件のゼロ化を実現し、営業担当者からの評価が向上。 ・新人事務スタッフ2名のOJT指導を担当し、業務マニュアルを一から整備。独り立ちまでの期間を従来の3ヶ月から2ヶ月に短縮。

【有限会社ミライ人材サービス】 在籍期間：2016年4月〜2020年3月（4年） 雇用形態：正社員 所属：管理部 一般事務

■ 担当業務 ・電話・来客対応（代表電話の一次受付・応接室への案内） ・各種書類の作成・印刷・ファイリング・電子化対応 ・社員の勤怠データの集計・確認・給与計算補助 ・社内備品の管理・発注・コスト管理 ・郵便物の仕分け・発送手配

■ 主な実績・取り組み ・紙書類のデジタル化プロジェクトに参加し、過去5年分の書類をスキャン・整理。書類検索時間を平均10分から1分に短縮。

解説

職務経歴は事務職の職務経歴書において最もボリュームを持たせるべきパートです。採用担当者は「どの会社で・どの範囲の事務業務を担当し・どのような成果を出したか」を詳しく知りたいと考えています。

在籍期間は月単位で記載し、所属部門も明示しましょう。一般事務・営業事務・経理事務など複数の種別を経験している場合は、それぞれの業務範囲を明確に分けて書くと採用担当者が整理しやすくなります。

実績は「時間短縮・件数・改善効果」などの数値を使って表現することが大切です。「集計時間を◯時間削減」「未対応案件をゼロ化」「独り立ち期間を◯ヶ月短縮」など、行動とその結果が伝わる書き方を意識しましょう。事務職は成果が数値化しにくい面もありますが、工夫した取り組みと具体的な変化をセットで書くことで十分なアピールができます。

⑥ 資格・特技など

書き方のポイント

まず具体的な例を見てみましょう。

例文

資格・免許 ・日商簿記検定3級　2016年6月合格 ・MOS（Microsoft Office Specialist）Word 2019　2018年3月合格 ・MOS（Microsoft Office Specialist）Excel 2019　2019年9月合格 ・秘書技能検定2級　2015年11月合格 ・普通自動車第一種運転免許　2014年8月取得

特技・その他 ・ExcelのVLOOKUP・ピボットテーブル・条件付き書式を活用した業務効率化 ・Wordを用いた社内マニュアル・議事録・報告書の作成 ・タイピング速度：約350文字／分（e-タイピングで計測）

解説

事務職の資格欄では、業務に直結する資格を優先して記載しましょう。MOSはWordとExcelの操作スキルを客観的に証明できる資格として採用担当者への訴求力が高く、保有している場合は積極的に記載することをおすすめします。

日商簿記は経理事務や財務補助業務を希望する場合に特に有効な資格です。秘書技能検定・ビジネス文書検定なども、事務職への適性をアピールする材料になります。取得に向けて勉強中の資格は「◯◯ 取得予定（20XX年◯月）」と記載することで、スキルアップへの姿勢を示せます。

特技欄にはExcelのスキルレベルを具体的に書くことが特に重要です。「Excel使用可」という表現より「VLOOKUP・ピボットテーブル・マクロを業務で活用」のように具体化することで、実務での活用レベルが伝わります。タイピング速度を数値で示すことも、事務職ならではのアピールポイントになります。

⑦ 自己PR

書き方のポイント

まず具体的な例を見てみましょう。

例文

私の強みは、業務の非効率な部分を自ら発見し、仕組みで改善するスピードと正確さへのこだわりです。

営業事務として着任した際、月次の売上集計作業に毎月5時間以上かかっていることに気づきました。原因を確認したところ、複数のExcelファイルに分散していたデータを手作業で転記していたことが判明。VLOOKUP関数とピボットテーブルを組み合わせた自動集計シートを構築した結果、集計作業を1時間以内に短縮することができました。この改善により、営業担当者への月次レポートの提供を従来より2日早めることができ、「意思決定のスピードが上がった」と営業マネージャーから評価をいただきました。

また、問い合わせ対応の抜け漏れが課題になっていた場面では、共有メールボックスと対応状況管理表を導入し、未対応案件のゼロ化を実現しました。

貴社においても、正確で迅速な事務処理と、業務改善への積極的な姿勢で、部門全体の生産性向上に貢献してまいります。

解説

自己PRは「事務職の即戦力として自分の価値を採用担当者に伝える場」です。「正確な仕事ができます」「コツコツ取り組めます」という表現は多くの応募者が書くため、それだけでは差別化できません。具体的なエピソードと、その行動によってもたらされた数値・変化・評価をセットで書くことが重要です。

構成は「①自分の強みを一文で提示 → ②その強みを発揮した具体的なエピソードと数値を伴う結果 → ③応募先での活かし方・貢献意欲」の順が効果的です。

文字数の目安は250〜400字程度。職務要約と内容が重複しすぎないよう、異なるエピソードや視点を使うことで書類全体に奥行きが生まれます。応募先が求める事務の種別（一般事務・営業事務・経理事務など）に合わせて、強みの見せ方を調整することが採用通過率を上げる重要な戦略です。

よくある質問

Q. 事務職の職務経歴書は何枚が適切ですか？

A. A4用紙で1〜2枚が目安です。経験年数が5年未満であれば1枚にまとめることが推奨されます。複数の会社を経験しているベテランの場合は2枚でも問題ありませんが、3枚以上は読まれにくくなるため、内容を取捨選択して簡潔にまとめましょう。記載量より「担当業務の範囲の明確さ」と「改善実績の具体性」を優先することが大切です。

Q. 事務職の経験が浅い場合でも、職務経歴書は書けますか？

A. 問題ありません。経験が浅い場合でも、担当した業務内容・使用したツール・意識してきた姿勢を丁寧に書くことでアピールは十分可能です。アルバイトや派遣での事務経験も含めて記載し、「どのような業務を・どのくらいの期間・どのような姿勢で行ってきたか」を具体的に伝えましょう。資格取得への取り組みや自己研鑽のエピソードを自己PRで示すことも有効です。

Q. 担当してきた業務が単純作業ばかりで、実績として書けるものがない場合はどうすればいいですか？

A. 業務の正確性・スピード・工夫した点を具体的に書きましょう。「月間◯件のデータ入力をミスゼロで処理」「ファイリング作業を整理し、書類検索時間を短縮した」など、日常業務の中でも意識して取り組んできたことは十分なアピール材料になります。また「効率化のためにこんな工夫をした」という小さな改善エピソードでも、主体性と問題意識を伝えることができます。

Q. 複数の事務種別（一般事務・営業事務・経理事務など）を経験している場合はどう書けばいいですか？

A. 応募先が求める事務種別に関連する経験を優先して詳しく書きましょう。職務経歴では在籍した会社ごとにそれぞれの業務内容を記載し、活かせるスキル欄では応募先の業務に合致する経験を上位に配置するのが効果的です。複数の種別を経験していること自体が「幅広い事務スキルを持つ人材」というアピールにもなるため、職務要約や自己PRでその点を前向きに表現しましょう。

Q. ブランク（離職期間）がある場合、どのように書けばいいですか？

A. 正直に記載し、復帰への意欲と準備状況を添えましょう。育児・介護・体調不良などによる離職期間は珍しいことではありません。「2022年4月〜2024年3月：育児のため離職」のように理由を一言添えることで誠実な印象を与えます。ブランク中にMOSや簿記の資格取得に取り組んでいた場合は積極的に記載し、スキルを維持・向上させてきたことを示しましょう。

Q. 職務経歴書はWordとPDFのどちらで提出すればいいですか？

A. 特に指定がなければPDF形式での提出をおすすめします。PDFで提出することで、相手のパソコン環境に関わらずレイアウトが崩れません。企業によってはメール添付・採用サイトからのアップロード・郵送・持参など、提出方法がさまざまなケースがあるため、応募先の指示に必ず従いましょう。提出前にファイルを開いて、レイアウト・文字の表示・余白に問題がないかを確認する習慣をつけてください。